Contratti, prezzi, template
Il tuo lavoro è il controllo: approvare i prezzi fuori standard, tenere in ordine i template, portare i contratti dalla generazione alla firma. Questa guida spiega come si fa, con i nomi dei pulsanti come li vedi a schermo.
Due punti d'ingresso: la Dashboard (i riquadri «contratti pendenti» e «attività in revisione») e la lista Contratti dal menu Commerciale → Contratti. I template stanno in Template contratti.
Approvare un prezzo fuori listino
Quando un commerciale propone un prezzo che esce dal listino, il contratto non parte finché non lo approvi tu.
- Dalla Dashboard, riquadro contratti pendenti, trova la riga con il chip Prezzo fuori listino. Oppure aprila dalla lista Contratti.
- Clicca Approva richiesta prezzo fuori listino. Si apre Approva richiesta prezzo fuori standard con il prezzo richiesto, quello di catalogo e le note del commerciale.
- Se sei d'accordo, clicca Approva e genera contratto. Per rifiutare, usa Rifiuta richiesta prezzo e scrivi la Motivazione rifiuto (obbligatoria).
Non puoi cambiare tu il prezzo: decidi solo se quello richiesto va bene. Approvando, l'app copia i valori sul contratto e, se c'è un template, genera il PDF da sola e porta il contratto a «Generato», avvisando il commerciale.
L'app ti avvisa: confermando il prezzo, il contratto non viene ancora generato — prima va gestita la richiesta di modifica. Il messaggio te lo dice: «Procedere ora con la richiesta di modifica del contratto.»
Approvare una franchigia
Stesso principio del prezzo, per le franchigie oltre soglia.
- Nel riquadro contratti pendenti, cerca il chip Franchigia fuori soglia.
- Clicca Approva franchigia e genera contratto. Compare una conferma con cliente, abbonamento e franchigia richiesta.
- Conferma. Per rifiutare, Rifiuta richiesta franchigia con la motivazione.
All'approvazione genera il contratto dal template (se c'è) e avvisa il commerciale. Come per il prezzo, se c'è una modifica in sospeso il contratto resta in lavorazione fino a quando non la gestisci.
Gestire i template contratti
I contratti nascono da template modificabili. L'editor è un foglio A4 reale: quello che vedi è quello che esce in PDF.
Creare un template
- Nella colonna a sinistra, sopra Template, clicca Nuovo template.
- Scegli il Tipo di servizio (Bando, Incentivo automatico, Abbonamento…) e, dove richiesto, la Tipologia abbonamento. Il nome del template si compone da sé.
- Clicca Crea template.
Scrivere nel documento
- Il testo si scrive direttamente nel foglio. La barra in alto ha Titolo, Sezione, grassetto, corsivo, elenchi, allineamenti, tabelle e immagini.
- Per un dato che cambia da cliente a cliente, clicca Inserisci variabile e scegli il campo (es. ragione sociale, prezzo): comparirà al posto giusto quando il contratto viene generato.
- Per una clausola che compare solo per certi pacchetti, selezionala e usa Condizioni per questo blocco: spunta le condizioni o gli abbonamenti per cui deve apparire.
- Per importare un documento esistente, usa Importa da .docx (sostituisce tutto il contenuto).
Non c'è un pulsante «Salva»: le modifiche si salvano da sole mentre scrivi (vedi «Salvato» in alto). Per rendere un template usabile, attivalo con Attiva.
Se attivi un template incentivo ma il listino non è tutto coperto, l'app blocca con un banner giallo «N combinazioni del listino non sono coperte dal template»: apri Vedi dettagli per sistemare le combinazioni mancanti.
Generare e vedere un contratto
Dal template al PDF vero e proprio.
- Apri un template e usa PDF (voci per Azienda / per Associazione) o Word per vederne l'anteprima in una scheda nuova.
- Su un contratto reale (pagina di dettaglio), clicca Genera contratto. Se mancano dei dati, l'app apre una finestra per compilarli.
- A generazione fatta, il PDF si vede direttamente nella pagina e puoi usare Scarica.
«Il contratto ha una richiesta in attesa di approvazione»: gestisci prima il prezzo o la modifica. «Nessun template disponibile: carica il PDF e salva per generare»: quel contratto va gestito caricando il PDF a mano (sezione seguente).
Segnare un'attività revisionata
Quando l'Ufficio Tecnico ti passa una rendicontazione o un SAL da controllare.
- Dalla Dashboard, riquadro attività in revisione. Con Visualizza dettaglio apri l'attività per controllarla.
- Per una rendicontazione o un bando, clicca Segna revisionata e conferma: sparisce dal riquadro.
- Per un SAL, apri Visualizza e conferma SAL, controlla i dati, Salva modifiche, poi Segna revisionata.
Se una rendicontazione ha SAL non ancora confermati, la riga resta attenuata con l'avviso «Prima conferma il SAL non confermato»: sistema quelli, poi puoi segnare revisionata l'intera attività.
Caricare un contratto firmato
Man mano che il contratto viene firmato, lo carichi e l'app avanza lo stato. Nel pannello «Gestisci contratto» l'AI legge il PDF e ti precompila i dati.
- Dal contratto, apri Gestisci contratto. Scegli in Questo PDF è il tipo di documento (ogni opzione dice a quale stato porta).
- Trascina il PDF nella zona di caricamento. Parte l'estrazione automatica: «Estrazione dati dal PDF in corso…».
- Controlla i campi precompilati (numero, referente, date, prezzo, percentuali) e correggi ciò che serve.
- Conferma il caricamento. Lo stato avanza: firmato cliente → «Da controfirmare», firmato Abifin → «Firmato».
L'estrazione precompila solo i campi vuoti e non tocca ciò che hai già scritto. Se non riesce a leggere il PDF, l'app te lo dice — «Estrazione automatica non riuscita: compila i campi a mano» — e prosegui manualmente. Il numero e i valori li confermi sempre tu prima di salvare.
C'è anche un caricamento rapido «carica e basta» (senza lettura AI), utile per i contratti manuali o fuori listino. Il PDF dev'essere sotto i 20 MB.