Rendicontare, passo per passo
Questa guida spiega come si fa, non come è fatto. Ogni sezione è un compito reale — creare una rendicontazione, riconciliare un pagamento, inviare un SAL — con i passi nell'ordine giusto e i nomi dei pulsanti come li vedi a schermo.
Dove l'app usa l'intelligenza artificiale — per smistare i documenti o proporre gli abbinamenti — propone soltanto: non decide. Niente viene collegato, assegnato o inviato senza che tu lo confermi. Ogni numero che esce da qui l'hai visto e approvato tu. Questo manuale te lo indica ogni volta che succede.
Dove vive la rendicontazione. La rendicontazione non è una pagina staccata: è agganciata alla pratica bando di un cliente. Ci arrivi dal menu Ufficio Tecnico → Progetti, scheda Rendicontazioni. Una volta dentro, lavori in due tab: Gestione rendicontazione (i SAL, l'iter) e Piano economico (le spese, i documenti, i numeri).
Parole che useremo
Cinque termini che tornano in tutto il manuale. Se questi sono chiari, il resto viene da sé.
- Pratica bando
- Il fascicolo del bando di un cliente. La rendicontazione si aggancia qui. Se il bando non è gestito da Abifin, puoi crearla comunque «senza pratica bando».
- Piano economico
- La struttura delle spese ammesse, a tre livelli: voce (categoria con un tetto) → sottovoce → righe di fattura.
- SAL
- Stato di Avanzamento Lavori. È un invio della rendicontazione: puoi averne più d'uno (SAL 1, SAL 2…) e chiudere con l'invio a saldo.
- Approvato / Rendicontato / Residuo
- Approvato: quanto il bando concede su una voce. Rendicontato: quanto hai già documentato. Residuo: quanto puoi ancora mettere.
- Ministeriale / Cortesia
- Una fattura ministeriale (XML ufficiale) ha valore fiscale; una di cortesia (PDF) no. L'app le distingue con un chip colorato.
Creare una rendicontazione
Quando parte una nuova rendicontazione per un cliente. Serve il permesso di creazione; se non vedi il pulsante, chiedi a chi gestisce i permessi.
- Dalla scheda del cliente, clicca Aggiungi rendicontazione. Si apre la finestra Nuova rendicontazione.
- Scegli il Cliente (se non è già impostato). Cambiando cliente, la scelta della pratica si azzera.
- In Associa a una pratica bando scegli la card del bando giusto. Compaiono solo le pratiche senza una rendicontazione già aperta. Se il bando non è gestito da Abifin, scegli Senza pratica bando e poi seleziona il Bando.
- Controlla il riepilogo (cliente, bando, pratica associata, contratto).
- In Dettagli rendicontazione imposta lo stato iniziale. Se lo stato prevede importi, compila gli importi concessi, il CUP e la scadenza.
- Clicca Nuova rendicontazione per salvare.
Se provi a impostare lo stato Inviato ma esistono SAL non ancora confermati, l'app ti avvisa: «Prima di passare la rendicontazione a Inviato devi confermare il/i SAL non confermati.» Conferma prima i SAL, poi cambia stato.
Costruire il piano economico
Il piano economico è lo scheletro delle spese: le voci ammesse, i loro tetti, e sotto le righe di fattura. Si costruisce una volta e si aggiorna man mano.
La prima volta
- Apri la tab Piano economico. Se non esiste ancora, vedi «Nessun piano economico configurato»: clicca Configura piano economico.
- In alto compaiono le quattro cifre guida: CUP, Approvato, Rendicontato, Residuo.
Aggiungere e modificare le voci
- Clicca l'icona matita Modifica piano. Si apre Modifica piano economico, diviso in tre colonne: Voci del piano, Vincoli sul totale, Vincoli per voce.
- Nella colonna Voci del piano clicca Aggiungi per una voce radice: dai Codice, Nome, il modo di calcolo (importo manuale, somma delle sottovoci, percentuale…) e l'importo.
- Per le sottovoci, aggiungile dentro la voce (Codice sottovoce, Nome sottovoce, importo). Riordina trascinando dalla maniglia.
- Se serve, imposta i Vincoli sul totale (soglie su approvato o rendicontato) e i Vincoli per voce (limiti sulle singole voci).
- Clicca Salva piano economico.
Se togli o trasformi una voce che ha già righe di fattura assegnate, prima di salvare l'app chiede «Spostare le righe assegnate?» — le righe finiscono in Da assegnare, non si perdono. Gli importi negativi non sono ammessi.
Nel piano, le assegnazioni vanno sempre al SAL selezionato. Le righe degli altri SAL restano in sola lettura finché non ne selezioni uno. Se modifichi un SAL già inviato, l'app te lo segnala in giallo: le modifiche aggiornano le sue colonne.
Forzare un importo
Quando una voce va rendicontata per un importo che non deriva dalle righe di fattura — un valore deciso a mano, motivato.
- Nella tab Gestione voci, sull'intestazione della voce clicca l'icona Forza importo rendicontato.
- Nella finestra inserisci l'Importo rendicontato forzato e una Nota (motivazione) — la motivazione è il tuo tracciato del perché.
- Clicca Salva. Per tornare al valore calcolato dalle righe, riapri e clicca Rimuovi forzatura.
Un importo forzato appare nel Riepilogo in un colore diverso, con il messaggio «Valore rendicontato impostato manualmente (senza giustificativi)». Non è nascosto: chiunque guardi il piano vede che quel numero l'hai deciso tu, e perché.
Caricare i documenti
Fatture e documenti di pagamento entrano tutti dallo stesso punto. L'app li riconosce e li smista; quelli su cui ha un dubbio te li chiede.
- Clicca Carica documenti.
- Trascina tutto insieme: fatture XML (anche firmate
.p7mo in PDF), bonifici, distinte, ricevute, F24, note di credito, estratti conto. Fino a 200 file. - Clicca Carica. La finestra si chiude subito: l'elaborazione continua da sola, non devi aspettare fermo.
- Controlla l'area Da smistare: lì finisce ciò su cui l'app vuole la tua conferma.
Riconosce le fatture XML dal tipo di documento e le smista in automatico. I PDF li legge e, solo quando è abbastanza sicura, li assegna alla pipeline giusta.
Tutto ciò che è incerto resta in Da smistare. Le autofatture non vengono mai assegnate da sole, per scelta: le sistemi tu.
Smistare ciò che è rimasto in dubbio
- Nell'area Da smistare ogni riga mostra un suggerimento: «AI: …», «Suggerito: …» o «AI incerta».
- Per ciascuno clicca È una fattura oppure È un documento (di pagamento). Se non serve, usa il cestino per scartarlo.
- Se un file dà «Errore di lettura», usa Riprova lettura.
Un pagamento che era una fattura: dal menu del documento (tre puntini) scegli È una fattura. Una fattura letta da PDF che era un pagamento: nel suo dettaglio usa «Non è una fattura: riclassifica come documento di pagamento».
Riconciliare fatture e pagamenti
Collegare ogni fattura al pagamento che la salda. Si fa trascinando, e quando un pagamento copre più fatture lo ripartisci.
- Vedi due colonne: Fatture a sinistra, Documenti di pagamento a destra. Usa le ricerche per filtrare (fornitore, numero, causale, beneficiario).
- Trascina un documento di pagamento sopra la fattura che salda. Se l'importo combacia, si collega direttamente.
- Se il pagamento copre più fatture (o solo una parte), si apre la Ripartizione del documento: assegna a ogni fattura la sua quota. I chip «residuo» e «sfora di» ti guidano.
- Per estratti conto e F24, nella ripartizione selezioni le righe che pagano la fattura: la somma diventa l'importo, non lo digiti.
- Clicca Salva ripartizione. Per scollegare, ritrascina il documento nella colonna di destra.
Sui pagamenti ancora da abbinare, l'app può proporre un match con il chip «AI · da confermare», indicando la sua confidenza. Propone solo quando è sicura almeno all'85%, e comunque non collega mai da sola: sei tu a trascinare e confermare. Il chip «suggerito», invece, è un aiuto visivo quando il numero di fattura o il fornitore coincidono.
Ogni fattura mostra il suo stato: Completa (verde), Da verificare (giallo), Pagamento mancante o N controlli (rosso), più «Pagato X / Y». E il tipo: Ministeriale (ha valore fiscale) o Cortesia (no).
Leggere i controlli di coerenza
In cima al piano economico compare un banner quando qualcosa non torna. Sono i controlli che ti fanno arrivare all'invio senza sorprese. Il rosso va risolto, il giallo va guardato.
| Cosa segnala | Livello | Cosa fare |
|---|---|---|
| Fatture senza pagamento collegato | da risolvere | Collega il pagamento mancante (sezione Riconciliare). |
| Importo del pagamento non coerente | da risolvere | La somma dei pagamenti non torna col totale fattura: correggi la ripartizione. |
| Voce rendicontata oltre l'approvato | da risolvere | Hai messo più del residuo: togli righe o sposta su un'altra voce. |
| Righe non assegnate | da guardare | Una riga di fattura non è ancora associata a una voce: assegnala. |
| Fatture con righe su SAL diversi | da guardare | La stessa fattura è spezzata tra più SAL: verifica che sia voluto. |
| Soglia minima non raggiunta | da guardare | La spesa su una voce è sotto la soglia impostata. |
| Vincolo sul totale non rispettato | da guardare | Una soglia generale (approvato o rendicontato) è violata. |
| Beneficiario diverso dal fornitore | da guardare | Chi ha ricevuto il pagamento non coincide col fornitore della fattura: verifica. |
| Documenti di pagamento non collegati | da guardare | Un pagamento caricato non è agganciato a nessuna fattura. |
Molti avvisi sono cliccabili: ti portano dritto alla voce o alla fattura da sistemare.
Gestire e inviare i SAL
Il SAL è un invio della rendicontazione. Ne crei uno nuovo quando il precedente è partito, e chiudi tutto con l'invio a saldo.
Creare e compilare
- Nella tab Gestione rendicontazione vedi i tab SAL 1, SAL 2… Sotto ognuno: assegnatario, stato, l'iter con i task, e i dati (importo, date, Scadenza SAL, note — si salvano da soli).
- Se sei l'assegnatario e non l'hai ancora fatto, clicca Conferma contatto.
- Crea nuovo SAL è disponibile solo quando tutti i SAL precedenti sono già stati inviati.
Inviare
- Clicca Invia SAL N. Si apre Invia rendicontazione con il riepilogo dei SAL.
- Compila l'Importo rendicontato del SAL in lavorazione e la Data invio (obbligatoria).
- Scegli: Invia SAL N e crea nuovo SAL per proseguire, oppure Invia saldo per chiudere la rendicontazione.
Una rendicontazione inviata va in sola lettura: molti campi si bloccano, a tutela di ciò che hai consegnato. Se serve rimetterci mano dopo una richiesta dell'ente, usa Richiedi integrazione dal banner del SAL — apre una sotto-scheda Integrazione con la sua checklist e le sue scadenze.
Revisione
Per correggere i dati di un SAL, apri Modifica SAL N: puoi cambiare stato, importo rendicontato, scadenza e note, poi Salva modifiche. Chi fa da controllo può segnare un SAL o l'intera rendicontazione come revisionata.
Esportare il lavoro
Due esportazioni, dalla barra in alto del piano economico.
- Esporta Excel (icona verde): scarica il piano economico in Excel.
- Scarica file (icona blu): scarica il dossier ZIP con tutti i giustificativi, ordinati per voce e per fattura — pronto da consegnare.
Se non hai ancora assegnato nessuna fattura alle voci, il dossier non ha niente da raccogliere e l'app te lo dice con un avviso. Assegna prima le righe, poi riscarica.
Dall'elenco delle rendicontazioni, il pulsante Esporta rendicontazioni genera invece un Excel riepilogo di più pratiche insieme.
Adempimenti periodici in breve
Gli obblighi che restano dopo aver chiuso la rendicontazione — e che l'app ti ricorda per tempo.
Si trovano nella scheda Adempimenti periodici dentro Progetti. Alla chiusura di una rendicontazione a saldo, l'app ti propone di registrare eventuali adempimenti futuri. Ognuno ha una scadenza e i suoi task, e ricevi un promemoria trenta giorni prima. Una guida dedicata seguirà.
Timesheet e Patent Box in breve
La gestione delle ore per le pratiche Patent Box e Ricerca & Sviluppo.
Ci si accede dalla singola pratica (non dal menu principale). Da lì importi i moduli ministeriali (Modulo G, I, R&S, A), premi Calcola o Calcola tutto, e scarichi gli export in Excel o PDF, per singolo dipendente o complessivi. Una guida dedicata seguirà.